活用ガイド／Team管理
Teamプランを契約すると管理画面が使えるようになります。ただし管理画面でできることを把握していないと、「席は買ったが誰が使っているか分からない」状態になりがちです。ここではメンバー招待から権限、請求、退職時の処理までを、管理者が実際に触る順番で解説します。あわせて、使われていない席を見つけて無駄を止める運用も書いておきます。
確認日：2026年7月／画面はデスクトップ版
管理画面の操作自体は難しくありません。つまずくのは、決めていないことを画面の前で決めようとするときです。先に3つだけ決めておいてください。
席数は実名で数えた人数ちょうどにしてください。「部署で20人だから20席」ではなく、「今週から実際に業務で使う7人」で始めます。使われない席の分だけ、毎月そのまま損失になります。
画面左下のアカウント名をクリックし、設定を開きます。Teamプランを契約していると、組織の管理に関する項目が表示されます。ここがメンバーと請求を扱う入口です。
現在のメンバーと、消費している席数が一覧で表示されます。ここから招待の操作に進みます。
招待したい相手のメールアドレスを入力します。複数人をまとめて招待できます。あわせて、その人を管理者にするか一般メンバーにするかを選びます。迷ったら一般メンバーで招待してください。あとから変更できます。
招待メールが届き、相手が承諾すると席が消費されます。承諾されるまでは保留状態として一覧に残ります。1週間経っても保留のままの人がいたら、そこで一度声をかけてください。放置されている招待は、そのまま使われない席になります。
すでに個人のProプランを自費または経費で契約している社員を招待する場合、個人契約は自動では解約されません。本人が解約しないと二重に払い続けることになります。招待の案内文に「Teamに参加したら個人プランを解約してください」の一文を必ず入れてください。
権限設計に凝る必要はありません。中小企業の規模なら、次の考え方で足ります。
権限設計で本当に大事なのは、**「管理者が1人だけの状態を作らないこと」**の一点です。担当者が退職したときに誰も席を止められない、という状況が実際に起きます。
管理画面では、契約している席数、使っている席数、次回の請求日と金額が確認できます。管理者が月に一度見るべきなのは、次の2つです。
支払い方法や請求先情報の変更も同じ画面から行えます。経理担当が変わったときに更新を忘れやすい箇所なので、引き継ぎリストに1行入れておくと事故が減ります。
ここが管理画面を使う最大の理由です。個人契約のままだとできない処理が、Teamならできます。
業務上の記録として残す必要があるやり取りがあれば、アカウントを止める前に本人にエクスポートしてもらいます。止めてからでは取り出せません。既存の退職チェックリストに1行足しておいてください。
その人が作った共有リンクが残っていないかを確認します。URLを知っていれば誰でも開ける状態のものが放置されがちです。
管理画面のメンバー一覧から削除します。席が空くので、次の人に割り当てられます。
その人のアカウントでGoogle DriveやSlackなどに接続していた場合、接続も一緒に切れます。業務で共有していた接続がある場合は、別の担当者側で作り直す必要があります（Google DriveやSlackと接続する）。
退職者が個人アカウントで業務に使っていた場合、会社側からは何もできません。Teamプランを契約していても、その管理外です。まず「誰がどのアカウントで使っているか」を把握するところから始めてください。
導入後3か月で必ず一度やってほしい作業です。手順は単純です。
使われない席をそのまま持ち続けるより、一度返して、使える人を増やしてから買い直すほうが健全です。席数は正直な指標として使ってください。導入の進め方そのものはAI導入の進め方ガイドで扱っています。
安全に使う準備が整ったら、次は「どの業務に入れるか」です。
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